Festbudget: sådan finder du ud af, hvad festen må koste

Start med beløbet, ikke med ønskerne

Det er fristende at starte med drømmene: lokalet, menuen, bandet. Men det er lettere at starte med det beløb, I højst vil bruge, og så fordele det. Så ved I fra begyndelsen, om der er råd til catering, eller om I selv skal lave maden.

Det næste tal er antallet af gæster. Mad, drikke, stole og service bliver regnet pr. person, så gæstelisten betyder mere for budgettet end næsten alt andet. 10 gæster mere kan let koste flere tusinde kroner.

Budgettet i seks trin

Eksempel: tre fester med 30 gæster

30 voksne gæster. Kolonnerne viser tre forskellige festformer, ikke tre priser på samme fest. Alle beløb er skøn inkl. moms.

Illustrative regneeksempler med skønnede priser inkl. moms fra efteråret 2026, ikke en markedsundersøgelse, gennemsnit eller indhentede tilbud. De faktiske priser varierer efter sæson, område og indhold. Mad i kolonne 2 og 3 er regnet med ca. 250 og 350 kr. pr. kuvert uden servering. Teltprisen gælder selve teltet og omfatter ikke nødvendigvis opstilling, gulv, lys, varme eller levering, som kan ændre totalen betydeligt. Indhent altid jeres egne priser.

Spørg om det her, før du siger ja

Mange overraskelser i budgettet kommer fra ting, der ikke var med i prisen.

Hvor kan man spare?

Færre gæster

Ved fester med mad pr. kuvert er færre gæster ofte den største besparelse. Ved fast lokaleleje kan valg af sted være mindst lige så vigtigt. Overvej fx en middag for de nærmeste og en kaffe for resten.

Hjemme i stedet for ude

Et lejet lokale koster tit flere tusinde kroner. Husk så til gengæld leje af borde, stole og måske telt.

Del maden op

Bestil hovedretten, og lav selv forret, dessert eller kage. Regn tid, køkkenplads og hjælp med.

Frokost i stedet for middag

En frokost er ofte kortere, og der bliver typisk drukket mindre end til en middag, der varer til sent.

Lån det, der kan lånes

Service, duge, lysestager, højttaler og havemøbler kan ofte lånes af familie og venner.

Sammenskudsgilde: når gæsterne er med til at betale

Til fester mellem venner, julefrokoster og sommerfester er det helt almindeligt, at alle bidrager. Det kan ske på to måder: hver gæst tager en ret eller noget at drikke med, eller alle betaler et fast beløb, som værten handler for.

Tager gæsterne mad med, så fordel retterne på forhånd: forret, salat, hovedret, brød, dessert og drikkevarer. Ellers ender I let med fem kager og intet brød. Betaler alle et beløb, så skriv tydeligt i invitationen, hvad det dækker, fx mad og øl, men ikke vin. Lav et enkelt regnskab bagefter, så alle kan se, hvad pengene gik til.

Til fester, hvor én person bliver fejret, fx en fødselsdag eller en konfirmation, er det mest almindeligt, at værten betaler. Vil familien gerne hjælpe, kan de tage en afgrænset del, fx kagebordet eller drikkevarerne.

Budgetskabelon: budgetteret og faktisk

Havefesten fra eksemplet ovenfor som budget. Skriv jeres egne poster og beløb, og udfyld Faktisk, når regningerne kommer.

Difference = Faktisk minus Budgetteret. Et plus betyder, at posten er blevet dyrere end planlagt, et minus, at den er blevet billigere. Bliver maden fx 8.100 kr. i stedet for 7.500 kr., er differencen +600 kr. Bufferen har ingen udgift i sig selv, så skriv 0 kr. under Faktisk. Så længe differencen i I alt-rækken er 0 kr. eller derunder, har bufferen dækket overskridelserne, og budgettet holder.

Skabeloner

Kopiér budgettet ind i et regneark eller et dokument, og beskederne ind i invitationen.