Start med antal gæster og festform
Før I begynder at kigge på lokaler, så find ud af to ting: hvor mange gæster I højst bliver, og hvilken slags fest det skal være. En frokost med 30 gæster og kaffe bagefter stiller helt andre krav end en middag med 80 gæster, musik og dans til langt ud på natten.
Find lokaler, der kan rumme jeres højeste antal gæster, og invitér aldrig flere, end der er plads til. Har I flere, I gerne vil invitere, så lav en reserveliste, og send invitationer, når der kommer afbud.
Typer af festlokaler
Prisen varierer meget efter sted, ugedag og hvad der er med. Spørg altid om den samlede pris for jeres dato.
| Type | Godt til | Vær opmærksom på |
|---|---|---|
| Forsamlingshus | Konfirmationer, fødselsdage og bryllupper med 30–120 gæster | Om service, køkken og borde er med, og om I selv skal stå for rengøringen |
| Spejderhytte | Mindre og mere uformelle fester, ofte med plads udenfor | Enkelt køkken, få toiletter, og tit kun weekendudlejning |
| Restaurant eller kro med selskabslokale | Fester, hvor maden og serveringen skal være klaret | Minimumsantal kuverter, krav om at købe mad og drikke hos stedet, og fast sluttidspunkt |
| Lade eller gård | Bryllupper og store sommerfester med god plads | Toiletter, strøm, varme, belysning og parkering skal ofte lejes eller ordnes ekstra |
| Hjemme eller i telt i haven | Fester, hvor I vil have frihed og spare lejen | Leje af telt, borde, stole og toilet, regler for teltet, vejret, naboerne og meget arbejde før og efter |
Priserne kan ikke sammenlignes direkte, før I ved, om lejen også omfatter køkken, service, servering, rengøring og forbrug. Indhent en samlet pris for samme periode og samme antal gæster fra hvert sted, og regn den ind i jeres festbudget. Vi har en særskilt guide til festbudget.
Spørgsmål til fremvisningen
Tag listen med, når I ser lokalet. Skriv svarene ned, og bed om de vigtigste på skrift.
0 af 17 klaret
Plads og indretning
Køkken og mad
Tider og regler
Det praktiske
Kontrakt og depositum
Få altid en skriftlig aftale, også når I lejer et forsamlingshus af en lokal forening. Aftalen skal mindst indeholde dato, tidsrum, pris, hvad der er med i prisen, og regler for rengøring og skader.
Ofte betaler man et depositum ved bookingen. Læs, hvornår og hvordan det betales tilbage, og hvad det kan blive modregnet for, fx manglende rengøring eller ødelagt service. Tjek også reglerne for afbestilling: hvor sent kan I aflyse eller flytte datoen, og hvad koster det?
Spørg, om stedet har en forsikring, der dækker skader på lokalet, eller om I selv skal sørge for det. Tag gerne fotos ved overtagelse og aflevering. Det kan være nyttig dokumentation, hvis I senere bliver uenige om en skade.
Kapacitet, oprydning og naboer
- Kapacitet
- Lokaler har ofte et maksimalt antal personer, fx af hensyn til brandsikkerheden. Spørg udlejeren, hvilket maksimalt personantal der gælder ved den indretning, I ønsker, og om tallet omfatter alle tilstedeværende, også børn, personale og musikere. Indretningen og udgangsforholdene kan påvirke, hvor mange der må være.
- Oprydning
- Find ud af, om rengøring er med i prisen, eller om I selv skal gøre rent. Spørg også, hvad der skal være gjort, før I afleverer: opvask, affald, gulve og toiletter.
- Støj og naboer
- Nogle lokaler har regler om, hvornår musikken skal skrues ned, eller hvornår festen skal slutte. Holder I festen hjemme, så giv naboerne besked i god tid, og skriv, hvornår festen slutter.
Hvornår skal I booke?
Vejledende tider. De populære datoer bliver ofte booket først.
| Fest | Book lokalet |
|---|---|
| Bryllup i sommerhalvåret | 12–18 måneder før |
| Konfirmation i april og maj | 9–12 måneder før |
| Studentergilde i juni | 6–12 måneder før |
| Rund fødselsdag eller jubilæum | 4–8 måneder før |
| Julefrokost | Gerne allerede i sommeren eller det tidlige efterår |
| Mindre fest på en hverdag | Ofte 1–3 måneder før |
Har I kort tid, så spørg efter afbud, en anden ugedag eller et andet tidsrum på dagen.
Typiske fejl
- Booket uden at se lokalet
- Billeder på nettet kan snyde. Se lokalet, helst på samme tid af dagen som festen, så I ved, hvordan lyset er.
- Glemt at spørge om sluttidspunktet
- Skal I være ude kl. 24, passer det dårligt med en middag, der starter kl. 19 og skal have dans bagefter.
- Overset ekstraudgifter
- Rengøring, slutrengøring, leje af service, strøm og varme kan komme oven i lejen. Bed om den samlede pris.